sicherheit - garantiert & ZERTIFIZIERT

mehr als ein gutes gefühl: das dokuhaus sicherheitskonzept


Das dokuhaus Sicherheitskonzept - für die Sicherheit Ihrer Akten, Dokumente, Daten und Informationen

Das Vertrauen unserer Kunden ist die Basis für unsere Tätigkeit. Unser umfangreiches dokuhaus Sicherheitskonzept würdigt das in uns gesetzte Vertrauen. Unsere Sicherheitslager sind der sichere Hafen für Ihre Akten, Dokumente und Daten - heute und in Zukunft. Wir halten Wort und entwickeln unser Sicherheitskonzept stetig weiter, um auch künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein. Wir geben Ihnen mehr als ein gutes Gefühl - wir geben Ihnen unsere Sicherheitsgarantie und lassen unsere Prozesse regelmäßig zertifizieren. 

dokuhaus - zertifiziert nach DIN ISO 9001:2015 durch den TÜV Süd

Zertifiziertes qualitätsmanagement

Unsere Prozesse sind dokumentiert, werden in regelmäßigen Audits durch den TÜV Süd überwacht und zertifiziert. Darüber hinaus optimieren wir unsere Prozesse fortlaufendend und passen sie an die Gegebenheiten an - von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis hin zum Datenschutz und der Reklamationsabwicklung.

 

Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001:2015

 

Im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses lernen wir aus unserer Erfahrung, lassen das Feedback unserer Kunden in unsere Prozesse einfließen und werden somit tagtäglich besser. Ausführliche Prozessbeschreibungen, Verfahrensdokumentationen und smarte Prozesse bilden die Grundlage.


dokuhaus - zertifiziert nach DIN ISO 27001:2017 durch den TÜV Süd

Zertifizierte INFORMATIONSSICHERHEIT

Digitale Prozesse, Datenverarbeitung und Datenspeicherung - Informationen sind die Grundlage von allem. Wir schützen die Informationen unserer Kunden, sorgen für absolute Transparenz und Sicherheit. Da versteht es sich von selbst, dass wir auch unsere Informationssicherheitsmanagementsystem eingeführt, welches in turnusmäßigen Audits durch den TÜV Süd überwacht und zertifiziert wird.

 

Zertifiziertes Informationsmanagementsystem nach DIN ISO 27001:2017

 

Alle unsere IT-Prozesse unterliegen einer fortlaufenden Kontrolle und Anpassung. Die Datensicherheit genießt dabei oberste Priorität, sämtliche Prozesse sind detailliert dokumentiert und auf mögliche Herausforderungen reagieren wir prompt.


Absolute Diskretion durch verpflichtetes Fachpersonal

Sorgfältige auswahl unseres fachpersonals

Wir wählen unsere Mitarbeitenden sehr sorgfältig aus, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten. Eintragungsfreie Führungszeugnisse sämtlicher Mitarbeitenden sind selbstverständlich. Darüber hinaus werden alle unsere Mitarbeitenden regelmäßig geschult und unterwiesen. Änderungen von rechtlichen Anforderungen werden umgehend in unsere Prozesse integriert und umgesetzt.

 

Alle Mitarbeitenden sind nach der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) sowie dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) auf das Datengeheimnis verpflichtet. Zusätzliche Verpflichtungen nach dem TKG (Telekommunikationsgesetz) sowie auf die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen, insbesondere externen, runden unser Maßnahmenpaket ab:

  • Verpflichtung gemäß Art. 5 Abs. 1 f, Art. 32 Abs. 4 - Datenschutzgrundverordnung
  • Verpflichtung gemäß § 53 Bundesdatenschutzgesetz
  • Verpflichtung auf das Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 Telekommunikationsgesetz
  • Verpflichtung auf die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen gemäß § 203, § 206 Strafgesetzbuch (StGB)

Einbruchschutz - dokuhaus als sicherer Hafen für Ihre Akten und Dokumente

einbruchschutz

Wir sichern sämtliche Zugänge nach dem Stand der Technik gegen ungebetene Gäste. Zu unserem Einbruchsschutz zählen zahlreiche technische und organisatorische einbruchhemmende Maßnahmen. Selbstverständlich besteht eine direkte Verbindung zu einem zuverlässigen Wachsschutz-Dienstleister in der direkten Umgebung: Im Fall des Falles reagieren wir umgehend.

 

Unsere Objekte werden regelmäßig bestreift, durch eigenes Personal ebenso wie durch einen Wachschutz-Dienstleister. Wir überlassen die Sicherheit Ihrer Akten, Dokumente und Daten nicht dem Zufall, sondern vertrauen auf ein innovatives Sicherheitskonzept. 


Alarmsicherung - Sichere Aktenarchivierung im dokuhaus Sicherheitsarchiv

alarmsicherung mit direkter aufschaltung auf einen wachschutz-dienstleister

Alle unsere Räumlichkeiten sind alarmgesichert. Eine Aufschaltung auf einen Wachschutz-Dienstleister ist jederzeit gewährleistet. Regelmäßige Kontrollen sämtlicher Sicherungseinrichtungen sowie die regelmäßige Wartung aller technischen Anlagen stellt die Funktionsfähigkeit aller Einzelkomponenten jederzeit sicher.

 


Wir schützen Dokumente gegen Feuer und andere Einflüsse

Brandmeldeanlagen mit direkter aufschaltung auf die feuerwehr

In unseren Sicherheitslagern lagern riesige Mengen Papier in Form von Aktenordnern, Dokumenten, Hängeregistern. Durch unsere spezielle Ablageform erfüllen wir alle Anforderungen an den Brandschutz. Brandmeldeanlagen mit direkter Aufschaltung auf die Feuerwehr sind ebenso selbstverständlich wie die Einteilung in verschiedene Brandabschnitte, Brandschutzwände und Brandschutztüren. Wir unternehmen alles, um die Sicherheit von Informationen - auch über Generationen hinweg - zu gewährleisten.


Externe Aktenarchivierung - mit dem Plus an Sicherheit

24 stunden videoüberwachung

Wir überwachen besonders kritische Sicherheitsbereiche mit einer 24 Stunden Videoüberwachung. Die Aufzeichnung erfolgt selbstverständlich nach den geltenden Richtlinien der DSGVO. Unser Überwachungssystem schafft Sicherheit und dokumentiert Unregelmäßigkeiten jeder Art und zu jedem Zeitpunkt.

 

Wir schützen Ihre Aktenbestände und Daten als wenn es unsere eigenen wären.


Strikte Zutrittskontrollen und garantierte Sicherheit - typisch dokuhaus

protokollierung & verpflichtung von besuchern

Wir reduzieren die Anzahl von Besuchen in unseren Räumlichkeiten auf ein Minimum. Grundsätzlich empfangen wir Besucher in speziellen Besucherbereichen. Paketzusteller und Speditionen z.B. werden im Rahmen des Liefer- oder Abholprozesses direkt in unseren Bereichen Wareneingang oder Warenausgang abgefertigt, ohne unsere Sicherheitszonen betreten zu müssen.

 

Jeder Besucher unseres Hauses wird protokolliert, wir wissen zu jeder Zeit, wer anwesend ist und wer anwesend war. Natürlich werden auch sämtliche Besucher auf das Datengeheimnis verpflichtet. Vor Ort tätige Dienstleister werden während ihrer gesamten Anwesenheit von unseren Mitarbeitern begleitet und betreut.


Wir überlassen nichts dem Zufall - und schon gar nicht die Sicherheit Ihrer Akten

zugangskontrollen

Unbefugte Personen können unsere Sicherheitsbereiche auch während unserer Geschäftszeiten nicht betreten. Unsere Zugangskontrollen mit entsprechendem Rechtemanagement stellen sicher, dass auch unsere eigenen Mitarbeitenden nur zu den Bereichen Zugang haben, die wirklich notwendig sind.

 

Unsere Bereiche Archivierung und Digitalisierung sind dabei grundsätzlich voneinander getrennt und arbeiten jeweils mit eigenen Teams.


IT Sicherheit - dokuhaus ist Uptodate

IT-Sicherheit auf allerhöchstem niveau

Wir setzen auf ein eigenes Team an IT-Spezialisten und führende Hersteller sowie führende Technologien, um die IT-Sicherheit jederzeit zu gewährleisten. Das Geschehen in der IT-Branche verfolgen wir aufmerksam und fortwährend, wir identifizieren Bedrohungslagen rechtzeitig und agieren auf höchstem Niveau. Virenscanner, Datenverschlüsselung, mehrere Firewalls, umfangreiche und redundante Maßnahmen zur Datensicherung gehören für uns zum Alltag.

 

Nicht zuletzt investieren wir regelmäßige in unsere IT-Ausstattung und halten diese durch regelmäßige Wartungen und Updates auf dem neuesten Stand. IT-Sicherheit ist kein Zufall, sondern das Ergebnis von sorgfältiger Planung, Ausführung und Überwachung.


Datenspeicherung Datenverarbeitung Datenbearbeitung - in Deutschland und natürlich DSGVO konform

datenspeicherung in deutschland

Wir erbringen unsere Dienstleistungen ausschließlich an unseren Standorten in Deutschland. Genauso verfahren wir bei der Datenspeicherung - wir speichern unsere Daten auf eigenen Servern in Deutschland. Unser Rechenzentrum ist dabei besonders geschützt, unsere Serverräume sind klimatisiert und die Funktion aller Komponenten wird rund um die Uhr überwacht. 


Optimale Lagerbedingungen für Ihre Akten, Ordner, Dokumente und Unterlagen

optimale lagerbedingungen - ständig überwacht

Riesige Mengen an Dokumenten wurden uns durch unsere Kunden anvertraut. Teilweise lagern diese nur wenige Monate, größtenteils über viele Jahre sowie über Jahrzehnte und somit über Generationen hinweg in unseren Sicherheitslagern.

Wir schützen die uns anvertrauten Informationen vor äußeren Einflüssen wie starken Temperaturschwankungen, zu hoher Luftfeuchtigkeit, Nässe, Schimmel- und Schädlingsbefall.

 

Wir bewahren Informationen - kurz-, mittel- und langfristig. Regelmäßig kontrollieren und protokollieren wir die idealen Lagerbedingungen in unseren Sicherheitslagern, wir messen dabei u.a. die Temperatur und die Luftfeuchtigkeit und gewährleisten optimale Lagerbedingungen für umfangreiche Aktenbestände - auch über Jahrzehnte hinweg.


Archivlogistik im gesamten Bundesgebiet - sicher und mit dem Plus an Service

archivlogistik - mehr als nur transport von a nach b

 

Seit mehr als 18 Jahren sind wir im Bereich der Archivlogistik tätig. Wir transportieren Dokumente und Akten in physischer Form sicher von A nach B. Allerdings verstehen wir unter Archivlogistik viel mehr: Wir liefern das Verpackungsmaterial, wir entnehmen die Aktenordner bei Ihnen vor Ort den Regalen und Archivschränken, wir verpacken sicher und sorgfältig und transportieren auf dem direkten Weg. Alle Arten von Dokumenten, alle Größenordnungen und selbstverständlich deutschlandweit.

 

Im Rahmen unserer dokuhaus Premium Archivlogistik fahren wir ausschließlich mit eigenem Personal und mit eigenen Fahrzeugen. Wir gewährleisten einen Direktfahrt von Ihnen direkt in unser Sicherheitslager - ohne Zwischenlagerung und ohne Umwege, sicherer geht es nicht.


Ihr Dienstleister im Herzen Deutschlands - Dienstleistungsqualität Made in Germany

Dienstleistungsqualität - made in germany

Für uns ist "Dienstleistungsqualität - Made in Germany" kein Werbeslogan, sondern Verpflichtung. Zahlreiche Arten von Belegen und Dokumenten dürfen das Land nicht verlassen, sei es aus gesetzlichen Gründen oder vor dem Hintergrund interne Compliance Regelungen in Unternehmen oder in öffentlichen Einrichtungen.

 

Wir erbringen unsere Dienstleistungen ausschließlich an unseren Standorten in Deutschland und sind dabei für Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet und den angrenzenden Ländern der D-A-CH Region tätig. Wir legen Wert auf Qualität und Sicherheit, das schätzen unsere Kunden, die z.B. im Rahmen des Sozialdatenschutzes und Gesundheitsdatenschutzes besonderen Wert auf Sicherheit legen. Hierbei handelt sich um Krankenkassen, Krankenhäuser, Pflegedienste und Pflegeheimbetreiber, um nur einige Beispiele zu nennen.

 


Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung - DIN 66399

aktenvernichtung - sicherheit am ende des lebenszyklus von dokumenten & daten

 

Physischen Akten vernichten wir in Ihrem Auftrag nach den strengen Richtlinien der DIN 66399. Dabei können Sie je nach Art der Dokumente zwischen verschiedenen Sicherheitsstufen und Schutzklassen wählen. Dasselbe gilt für Datenträger und Speichermedien wie Festplatten, DVDs oder USB-Speichersticks. Ihr Vorteil: Die DIN 66399 gewährleistet, dass Ihre Akten

im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen der DSGVO sowie des BDSG vernichtet werden.


Für den Fall der Fälle: Versichert gegen das Unvorhersehbare

versicherungen - sicherheit im fall der fälle

Alle unsere Präventivmaßnahmen dienen dem Ziel, die Sicherheit Ihrer Dokumente, Akten, Daten und Informationen zu jederzeit zu gewährleisten. Für den Fall der Fälle verfügen wir selbstverständlich über einen umfangreichen Versicherungsschutz. Ob gegen Elementarschäden, gegen Personenschäden, gegen Sachschäden sowie Vermögensschäden - wir sind abgesichert, damit Sie stets auf der sicheren Seite sind.