Wir digitalisieren ihren posteingang

Sie erhalten ihre eingangspost digital - mit sicherheit


Scannen von Eingangspost und Rechnungseingang

Ihr Posteingang bei uns, Ihre Informationen bei Ihnen - effizient, zuverlässig und kostengünstig

 

Die ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), große Unternehmen und Behörden

 

Profitieren Sie von den Vorteilen der Digitalisierung. Ihre tägliche Eingangspost scannen wir für Sie und stellen sie Ihnen in digitaler Form zur Verfügung. Sie können ortsunabhängig arbeiten, z.B. im Homeoffice. Sie können Ihre Eingangspost beliebig verteilen, speichern und bearbeiten und finden wesentliche Informationen im Handumdrehen dank moderner OCR / Texterkennung.

 

Erfahren Sie mehr über den digitalen Posteingang.

Wir scannen Ihren Eingangspost

Posteingang

 

Wir kümmern uns um Ihren Posteingang.

Täglich nehmen wir Ihre Eingangspost entgegen, öffnen die eingegangenen Postsendungen und führen eine entsprechende Dokumentation. Sie wollen nur bestimmte Postsendungen digital erhalten?

Wir machen das für Sie: Auf Wunsch sortieren wir Ihren Posteingang, bevor die Digitalisierung erfolgt.

Wir digitalisieren den Posteingang

Digitalisierung

 

Wir setzen moderne Hochleistungsscanner für die Digitalisierung Ihrer Postsendungen ein. Sämtliche Dokumente erhalten Sie in einer hervorragenden Qualität und selbstverständlich tagesaktuell.

 

Sämtliche Datenschutzstandards halten wir ein, denn die Sicherheit Ihrer Daten genießt oberste Priorität.

Ihre Post wird digital - Papierloses Büro

Zustellung

 

Sie erhalten Ihre Eingangspost digital.

Ob mittels Download-Link, via Übertragung direkt in das von Ihnen verwendete ECM/DMS oder über unsere Cloud-Lösung. Wir sind so flexibel wie Ihre Anforderungen.

 

Selbstverständlich verfügt unsere Cloud-Lösung auch über die notwendigen Apps für Android und iOS.

 


Sorgfältige Digitalisierung Ihres Posteingangs

Geben sie ihre postsendungen in unsere hände und erhalten sie ihre post digital

Wir tun alles, damit Sie Ihre Postsendungen zuverlässig, schnell und garantiert vollständig erhalten. Hierzu setzen wir auf führende Technologien, optimierte Prozesse und jahrelange Erfahrung im Bereich der Scandienstleistung. 

  • Erhalten Sie scharfe, klare, qualitativ hochwertige Digitalisate, auch bei problematischen Originalen, z.B. wenn Postsendungen verschmutzt sind, Beschädigungen aufweisen, zahlreiche Falze haben oder die Druckqualität minderwertig ist - die von uns eingesetzte Bildverarbeitung gewährleistet jederzeit optimale Ergebnisse 
  • Die Vollständigkeit Ihres Posteingangs gewährleisten wir durch optimierte Prozesse, eine qualifizierte Qualitätskontrolle und durch eine automatische Doppeleinzugserkennung
  • Papierstau im Hochleistungsscanner? Kein Thema! Sensoren erkennen "Knittergeräusche" akustisch während des Digitalisierungsvorgangs und stoppen diesen umgehend, die Originale werden nicht beschädigt und Informationen bleiben erhalten
  • Heftklammern können Papierdokumente zerstören - gut zu wissen, dass unsere Hochleistungsscanner mit entsprechenden Metalldetektoren ausgestattet sind

Sichere Aufbewahrung im dokuhaus Sicherheitsarchiv

90 Tage Aufbewahrung in unserem Sicherheitsarchiv - sicher ist sicher

 

Wir bewahren Ihre physischen Postsendungen für einen Zeitraum von

90 Tagen in unserem Sicherheitsarchiv auf. Sollten Sie eine Postsendung im Original benötigen, stellen wir diese kurzfristig für Sie bereit.

 

Gewappnet für den Fall der Fälle.

 

Ganz individuell - wir Übernehmen die Aufgaben Ihrer Poststelle

Vorsortierung und komplexe Aufbereitung Ihrer Postsendungen - wir machen das

 

Lösungen von der Stange passen nicht zu Ihrem Anforderungsprofil? Ob individuelle Prozessgestaltung oder modularer Aufbau von Einzelprozessen, wir halten genau die Lösung bereit, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren.

 

Schluss mit Zettelchaos, hallo Zukunft.

 

Den Überblick bewahren - Fristen und Terminsachen

Terminsachen? Fristen? Sie behalten den Überblick - jederzeit und überall

 

Ihre Postsendungen erhalten Sie tagesaktuell digital und können somit sämtliche Termine und Fristen jederzeit einhalten. Sie behalten Ihren Posteingang vollständig im Blick - Informationsverlust einfach ausgeschlossen.

 

Und den Weg zum Briefkasten

sparen Sie sich auch.


Die redundante Lösung für Ihre Poststelle - immer verfügbar

Krankheit, Urlaub, Elternzeit, ...

Ihre Poststelle ist immer verfügbar

 

Als Dienstleister übernehmen wir sämtliche Aufgaben Ihrer Poststelle. Abwesenheiten durch Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder aus anderen Gründen spielen für Sie keine Rolle mehr. Wir sorgen für einen zuverlässigen und hochverfügbaren Posteingangsprozess.

 

Ihre Mitarbeitenden sind abwesend?

Kein Grund zu Sorge. Wir machen das.

Datensicherheit - mehr als ein gutes Gefühl - zertifizierter Dienstleister

Datensicherheit auf höchsten Niveau - selbstverständlich und zertifiziert

 

Datensicherheit ist die Grundlage unseres Geschäftsmodells. Gut zu wissen, dass Ihre Informationen bei uns sicher sind. Regelmäßig werden unsere Prozesse durch den TÜV Süd zertifiziert nach den strengen Vorgaben der DIN ISO 27001:2017.

 

Mehr als ein gutes Gefühl - Datensicherheit zu jeder Zeit.

Individuelle Posteingangsbearbeitung - DMS ECM

Individualität ist unser Standard - effiziente Prozessgestaltung ebenso

 

Inhaltliche Dokumentenklassifizierung, zahlreiche Empfänger, umfangreiche Hierarchien z.B. in Konzernen, vollständige Workflows, Rechnungseingang, Einsatz von KI & neuesten Technologien. Kurzum: Lösungen, die Sie wirklich weiterbringen.

 

Künftige Herausforderungen schon heute meistern. Wir begleiten Sie.


Häufig gestellte fragen (FAQ) - ZuM digitalen posteingang


Welche Formate werden digitalisiert?

 

Im klassischen Posteingang digitalisieren wir alle gängigen Formate bis hin zum Format DIN A3. Damit decken wir alle Vorlagengrößen ab, die der tägliche Posteingang enthält - von der Postkarte über den klassischen Brief bis hin zum Grundriss.

 

Enhalten Ihre Postsendungen regelmäßig Vorlagen, die das DIN A3 Format übersteigen? Hierzu zählen z.B. Baupläne, Übersichtskarten oder Zeichnungen. Kein Problem, wir scannen das. Nach vorheriger Absprache digitalisieren wir sämtliche Formate im Rahmen eines individuellen Tarifs bis hin zu Formaten > DIN A0.


Wer kann seine Eingangspost bei dokuhaus digitalisieren lassen?

 

Wir digitalisieren Ihren Posteingang, ganz unabhängig davon in welcher Branche Sie tätig sind.

 

Unser Angebot richtet sich an Angehörige der freien Berufe, Gewerbetreibende, Handwerker, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Filialbetriebe mit wenigen oder zahlreichen Niederlassungen, Industriebetriebe, Dienstleistungsunternehmen, Einrichtungen aus dem öffentlichen, dem sozialen und dem medizinischen Bereich, Großunternehmen, Konzerne, öffentliche Einrichtungen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts.

 

Wir scannen Ihre Post für Sie - branchenunabhängig, kompetent und effizient.


Werden auch Postsendungen von privaten Kunden digitalisiert?

 

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir unsere Posteingangslösungen ausschließlich öffentlichen und gewerblichen Auftraggebern zur Verfügung stellen können. Unser Angebot richtet sich explizit nicht an Privatkunden bzw. Endverbraucher.


Wo erfolgt die Datenspeicherung?

 

Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Damit sind die von uns angebotenen Lösungen stets DSGVO-konform. 

 


Was kostet die Digitalisierung meiner Eingangspost?

 

Unsere Tarife sind fair, transparent und scheuen keinen Vergleich. Für jedes Budget haben wir die passende Lösung.

Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, welches alle Ihre Anforderungen berücksichtigt. Basierend auf Ihren Wünschen und Ihrem monatlichen Sendungsvolumen erhalten Sie eine Lösung, die wirklich passt und ihren Preis wert ist.

 


Wann erhalte ich meine Post?

 

Sie erhalten Ihre Eingangspost tagesaktuell. Alle Sendungen, die uns bis 12 Uhr erreichen, erhalten Sie am selben Werktag in digitaler Form. Sie verpassen keine Fristen und sind stets auf dem neuesten Stand. Besser geht's nicht.

Sie verfügen über ein größeres Sendungsvolumen? Gern schließen wir mit Ihnen eine individuelle Service-Level-Vereinbarung (SLA).

 


Was passiert mit den physischen Postsendungen?

 

Ihre physischen Postsendungen bewahren wir in unserem Sicherheitsarchiv für Sie auf. Sicher ist sicher:Benötigen Sie eine Postsendung auch in physischer Form, können Sie diese jederzeit bei uns abrufen. Nach Ablauf von 90 Tagen vernichten wir die physischen Postsendungen nach den strengen Vorgaben der DIN 66399 und selbstverständlich im Einklang mit der DSGVO und BSDG.

 

Sie möchten eine individuelle Regelung treffen? Gern, wir senden Ihnen Ihre physischen Sendungen auch zusätzlich in definierbaren Intervallen zu, z.B. werktäglich, wöchentlich oder monatlich. 

 


Ich benötige eine Sendung in physischer Form, z.B. einen Vertrag. Wie geht das?

 

Ganz einfach: Sie fordern die Sendung bei uns an, wir entnehmen diese unserem Archiv und stellen diese auf dem klassischen Versandweg an Sie zu.


Was passiert mit Werbesendungen und Katalogen?

 

Werbesendungen und Kataloge, die auf den ersten Blick als solche erkennbar sind, werden nicht digitalisiert und direkt vernichtet. Sie sparen Geld, da Werbesendungen grundsätzlich nicht eingescannt werden. Sie sparen Zeit, da Sie keine Werbesendungen mehr erhalten.

 

Sie möchten eine abweichende Vereinbarung treffen? Wir machen das. Auf Wunsch treffen wir eine ganz individuelle Vereinbarung mit Ihnen, z.B. wenn Sie Lieferantenkataloge oder andere Werbesendungen angewiesen sind.


Wie gelangt meine Eingangspost in das Scanzentrum?

 

Wir richten ein Postfach für Sie ein. In dieses Postfach gelangt ausschließlich Ihre Eingangspost. Anschließend beauftragen Sie bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag oder eine Umroutung. Bei sämtlichen Schritten sind wir Ihnen jederzeit behilflich, es ist einfacher als Sie denken.

 

Das für Sie eingerichtete Postfach leeren wir montags bis freitags für Sie und digitalisieren die eingehenden Postsendungen nach Ihren Vorgaben. 

 


Werden auch gebundene, getackerte Dokumente gescannt?

 

Selbstverständlich - wir entfernen im Vorfeld Tackernadeln und Heftklammern und nehmen anschließend die Digitalisierung vor. Eine Ausnahme stellen geöste und gekordelte Dokumente dar, hierbei handelt es sich um besonders schützenwerte Dokumente wie notarielle Urkunden. Diese stellen wir Ihnen in Abhängigkeit vom gewählten Leistungsspektrum in physischer Form zur Verfügung oder wir digitalisieren diese zerstörungsfrei im schonenden Aufsicht-Scanverfahren und stellen Ihnen die physischen Originale zusätzlich bereit.

 


Welches Dateiformat erhalte ich?

 

Sie erhalten sämtliche Dokumente im bewährten PDF-Format mit entsprechender OCR/Texterkennung. Sollten Sie speziellen Vorgaben durch Ihr ECM/DMS unterliegen und ein abweichendes Dateiformat (z.B. TIFF, Multipage-TIFF, PDF/A) benötigen, sprechen Sie uns bitte jederzeit gern an - Sie erhalten das Ergebnis, das Sie benötigen.

 


Wie erfolgt die Abrechnung?

 

Wir rechnen unsere Leistungen monatlich ab, so bewahren Sie stets den Überblick und habe Ihre Kosten im Griff. Je nach gewähltem Tarif setzt sich der Rechnungsbetrag aus einzelnen Leistungsbausteinen und Zusatzleistungen zusammen, die während der Abrechnungsperiode in Anspruch genommen wurden.

 


Wie wird die Sicherheit meiner Daten gewährleistet?

 

Umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen sorgen für die Sicherheit Ihrer Daten - jederzeit. Unsere Prozesse werden regelmäßig durch den TÜV Süd zertifiziert. Wir verfügen über die Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2015 und nach DIN ISO 27001:2017.

 

Dass wir Ihre Daten ausschließlich in Deutschland speichern und sämtliche Scandienstleistungen ausschließlich an unseren eigenen Standorten in Deutschland erbringen, versteht sich dabei von selbst. Möchten Sie mehr erfahren? Das vollständige dokuhaus Sicherheitskonzept stellen wir Ihnen gern unter dem Menüpunkt "Sicherheit" vor.

 

Sie möchten effizienter arbeiten? Sie interessieren sich für den digitalen Posteingang? Lassen Sie uns jetzt darüber reden.

Ihr Ansprechpartner

Ronny Mache - Key Account Manager Digitalisierung und Workflows

Ronny Mache
Key Account Manager
Digitalisierung & Workflows

Telefon: 034207 4068-15

ronny.mache@dokuhaus.com


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