Aktenarchivierung

die sichere und effiziente archivlösung für ihren aktenbestand


Die sichere und effiziente Archivlösung - Das dokuhaus Sicherheitsarchiv

Ein professionell geführtes Archiv spart Ihnen personelle Ressourcen, Zeit und Geld. Darüber hinaus haben Sie stets die Gewissheit, alle Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Informationssicherheit zu erfüllen.

 

Was spricht für eine externe Aktenarchivierung?

  • Ihre Akten lagern absolut sicher 
  • Ihre Unterlagen sind gesichert gegen Einbruch, Diebstahl, Schädlingsbefall, Elementarschäden
  • Aufbewahrungsfristen dokumentieren und ständig überwachen? Wir machen das.
  • Sie sparen wertvollen Platz - Ihr Dachboden, Ihr Keller, Ihre Büroräume sind keine geeigneten Archivflächen
  • Ihre Unterlagen sind stets geschützt vor unbefugtem Zugriff
  • Nach Ihrer Freigabe vernichten wir die Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist - behalten Sie nicht mehr als unbedingt nötig!
360 Grad Lebenszyklus Management für Dokumente und Daten

In allen Wirtschaftszweigen und in der öffentlichen Verwaltung sind Sie verpflichtet Ihre täglich anfallenden Unterlagen aufzubewahren. Haben Sie dabei stets den Überblick, in welchem Ordner welches Dokument aufbewahrt wird? Und wo liegt eigentlich gerade dieser Ordner? Steht der noch im Schrank oder doch bei einem Kollegen auf dem Schreibtisch?

 

Lagern Sie Ihre Aktenbestände in unserem Sicherheitsarchiv ein. Wir beugen Informationsverlust vor, gewährleisten Transparenz und Sicherheit. Chaos war gestern, die Lösungen der dokuhaus Archivcenter bestimmen die Gegenwart und die Zukunft. Wir lagern Ihre Ordner sicher und geordnet. So wissen wir zu jeder Zeit, wo sich Ihre Unterlagen befinden. Ist bei Ihren Akten etwas durcheinander gekommen? Wir helfen Ihnen: Wir bringen Ordnung, Struktur und Sicherheit in Archive jeder Größe.


Wie läuft eine Aktenarchivierung ab?


Premium Archivlogistik

Premium Archivlogistik

Ihre Dokumente holen wir direkt bei Ihnen ab. Im Rahmen der dokuhaus Premium Archivlogistik brauchen Sie sich um gar nichts kümmern, denn wir stellen auch das benötigte Verpackungsmaterial zur Verfügung und sorgen für einen sicheren Transport Ihrer Dokumente in eigenen Fahrzeugen. Aus Ihrem Archiv, aus Ihrem Regal - direkt in unser Sicherheitsarchiv. Einfacherer und sicherer geht es nicht. Alternativen halten wir mit unseren Varianten Economy, Economy Plus und Business bereit - für jedes Budget die passende Lösung, garantiert. Nur in einem Punkt gehen wir grundsätzlich keine Kompromisse ein: Bei der Sicherheit Ihrer Daten.


Erfassung und Verschlagwortung in unserem Archivsystem

Erfassung & Verschlagwortung

Wir erfassen Ihre Aktenordner und Dokumente in unserer Archivsoftware. Hierzu nutzen wir beispielsweise die Bezeichnungen, die auf den jeweiligen Ordnerrücken angebracht sind. Bei Bedarf finden wir jeden Aktenordner sofort wieder - unser smartes Lagermanagement macht's möglich. Zusätzliche Verschlagwortungen sowie individuelle Lösungen sind jederzeit umsetzbar.


Sichere Aktenarchivierung - jederzeit im dokuhaus Sicherheitsarchiv

einlagerung im dokuhaus sicherheitsarchiv

Ihre Dokumente werden in unserem Sicherheitsarchiv eingelagert. Ob kurzfristig, mittelfristig oder langfristig - wir sorgen dafür, dass der Zugriff von Dritten auf Ihre Dokumente unterbleibt. Die Lagerbedingungen werden ständig überwacht, ideale Bedingungen für den Erhalt Ihrer Informationen - bei Bedarf auch über Jahrzehnte hinweg.

 

 


Aktenabruf - physisch oder digital

Aktenabruf

Während Ihre Dokumente in unserem Sicherheitsarchiv lagern, benötigen Sie dringend Zugriff auf einen oder mehrere Aktenordner. Wir haben die passenden Lösungen für Sie - der Aktenabruf, im Fachjargon auch als Retrieval bezeichnet. Sie teilen uns mit, welche Akten Sie benötigen und wir stellen diese zur Verfügung: physisch oder digital. Warum Sie sich für die digitale Variante (Scan-on-Demand) entscheiden sollten? Weil Sie gleich mehrfach davon profitieren: Ihre Dokumente stehen umgehend zur Verfügung, Sie verlieren keine Zeit durch Paketlaufzeiten. Sie lassen nur die Dokumente digitalisieren, die Sie wirklich benötigen. Ihre Originale verlassen unser Sicherheitsarchiv nicht - Ihr Archiv bleibt jederzeit vollständig.


Aktenvernichtung - Die sichere Lösung aus dem Hause dokuhaus

AktenVernichtung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist informieren wir Sie, welche Akten vernichtet werden können. Sie erteilen uns eine Freigabe und wir nehmen die Aktenvernichtung nach DIN 66399 für Sie vor, selbstverständlich im Einklang mit der DSGVO. Gern stimmen wir im Vorfeld sämtliche Details mit Ihnen ab, auch eine Verlängerung der Lagerdauer oder eine Digitalisierung vor der Vernichtung sind selbstverständlich möglich.


KUNDENGRUPPEN

Viele Unternehmen aus allen Branchen sehen sich mit der Notwendigkeit einer nachhaltigen Aktenlagerung konfrontiert. Steuerliche und gesetzliche Auflagen verlangen ebenso eine gut strukturierte Verfügbarkeit wichtiger geschäftlicher Unterlagen wie auch das Qualitätsmanagement im eigenen Haus. Jederzeit muss die Aktenlage zu einem Thema nachvollziehbar und griffbereit zur Verfügung stehen. Eine komplexe Aufgabe für die während des Tagesgeschäfts oftmals die Ressourcen fehlen.

 

Gut zu wissen, dass wir Ihnen die Arbeit abnehmen und Ihr physisches Archiv übernehmen, damit Sie sich ganz auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Ihr Kerngeschäft, Ihre Kunden, Ihre Patienten - Ihr Business.

 

Dass eine effiziente und geordnete Archivierung den Arbeitsalltag erleichtert und zudem Kosten spart, diese Erfahrung haben zahlreiche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen bereits gemacht. Diese Kunden sind es, die uns tagtäglich antreiben, unsere Lösungen weiter zu entwickeln und zu optimieren. Wann dürfen wir auch Sie zu unseren zufriedenen Kunden zählen? Lassen Sie uns darüber reden.


BRANCHENLÖSUNGEN

Archivierungslösungen für Arztpraxen

Arztpraxen

Archivierungslösungen für öffentliche Einrichtungen und Behörden

Öffentliche

Einrichtungen

Archivierungslösungen für Krankenhäuser

Krankenhäuser

Archivierungslösungen für Sozialversicherungsträger, Krankenkassen und Krankenversicherungen

Sozialversicherungsträger

Krankenkassen

Archivierungslösungen für Insolvenzverwalter

Insolvenzverwalter

Archivierungslösungen für Rechtsanwälte, Steuerberater, Unternehmensberater

Unternehmensberatungen

Steuerberater

Archivierungslösungen für die Industrie

Industrie

Archivierungslösungen für Dienstleistungsbetriebe

 

Dienstleistungsbetriebe


SICHERHEIT IN ALLEN PROZESSEN

Sicherheit - zertifiziert und garantiert

 

Die Sicherheit Ihrer Akten, Daten und Informationen genießt oberste Priorität über den gesamten Lebenszyklus. Um den Schutz personenbezogener und vertraulicher Daten jederzeit gewährleisten zu können, haben wir ein umfangreiches Sicherheitskonzept entwickelt. Selbstverständlich haben wir unsere Prozesse zertifizieren lassen - die Einhaltung aller Sicherheitsstandards wird dabei regelmäßig durch den TÜV Süd überprüft und zertifiziert.

  • Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001:2015
  • Zertifizierte Informationssicherheit nach DIN ISO 27001:2017

Das dokuhaus Sicherheitsarchiv - mit Sicherheit die richtige Wahl
Die passende Lösung für Ihr Archiv - natürlich dokuhaus, natürlich kompetent

immer die richtige wahl - stets die passende lösung

Physische Lagerung? Hybrides Archiv? Digitalisierung partiell oder vollständig?

 

Nicht immer ist die Entscheidung einfach. Gut zu wissen, dass wir Sie jederzeit kompetent beraten und Sie von unserer Erfahrung profitieren werden. Ihre Herausforderungen sind so individuell wie unsere Lösungen.

 

Möchten Sie mit einem guten Gefühl die richtige Entscheidung treffen? Unsere Beratung bietet Ihnen vielmehr als ein gutes Gefühl, Sie zeigt Ihnen Wege auf und liefert Ihnen Antworten auf Ihre Fragen. Anschließend können Sie eine fundierte, faktenbasierende Entscheidung treffen - und das gute Gefühl bleibt.

 

Kostenfreie, unverbindliche Erstberatung gewünscht? Wir machen das.


Sicherheitsarchiv ohne regelmäßigen Zugriff

 

Aktenaufbewahrung aus gesetzlichen Gründen.

Sie möchten Ihrer Aufbewahrungspflicht nachkommen, benötigen jedoch nur sporadisch Zugriff auf Ihre Informationen?

 

Unsere Empfehlung für Sie

Aktenarchivierung

 

Akteneinlagerung im Sicherheitsarchiv bis zum

Ablauf der Aufbewahrungspflicht 

Sicherheitsarchiv mit sporadischem Zugriff

 

Sie müssen oder möchten Ihre Akten sicher archivieren, in regelmäßigen Abständen benötigen Sie den Zugriff auf einzelne Akten und partielle Aktenbestände?

 

Unsere Empfehlung für Sie

Aktenarchivierung + Scan-on-Demand

 

Ihre Akten werden sicher archiviert und auf 

Abruf in digitaler Form kurzerhand bereitgestellt

Sicherheitsarchiv mit regelmäßigem Zugriff

 

Sie benötigen täglich Zugriff auf Ihr Archiv? Ihre Akten sind aktuell und verändern sich fortlaufend?

Sie benötigen regelmäßig und dauerhaft Zugriff?

 

 

Unsere Empfehlung für Sie

Digitalisierung 

 

Ersetzendes Scannen Ihrer Aktenbestände

oder als hybride Archivlösung - physisch & digital


Häufig GEstellte Fragen (FAQ) - ZUR LAGERUNG und Archivierung VON AKTEN & DOKUMENTEN


Was kann alles eingelagert werden?

 

Kurz gesagt: Wir lagern alle Arten von Dokumenten und Akten ein. 

 

Die Archivierung und Verwaltung von Belegen aus Papier ist eine unserer Kernkompetenzen. In diesem Bereich sind wir spezialisiert und verfügen über ein profundes Know-how. Welche Dokumente wir für Sie einlagern und in welcher Menge, spielt dabei keine wesentliche Rolle.

 

Wir archivieren und lagern Geschäftsunterlagen von Unternehmen jeder Größenordnung. Vom Schriftverkehr über Personalakten, Buchhaltungsunterlagen, Reisekostenabrechnungen, Prozessdokumentationen bis hin zu technischen Zeichnungen.

 

Sie haben besonders sensible Akten? Gut zu wissen, dass wir für ein Höchstmaß an Sicherheit sorgen, dauerhaft und jederzeit. In unserem Sicherheitsarchiv bewahren wir u.a. hochsensible Akten auf, die dem Sozialdatenschutz unterliegen, hierzu zählen beispielsweise Patientenakten, medizinische Dokumentationen sowie Dokumente von Sozialversicherungsträgern, Krankenhäusern sowie Pflegediensten.


Wie gelangen die Unterlagen in das dokuhaus Sicherheitsarchiv?

 

Ganz einfach: Sie liefern die Unterlagen an oder wir holen die Unterlagen bei Ihnen ab.

 

Entscheiden Sie sich für eine Abholung, arbeiten wir im Rahmen der dokuhaus Archivlogistik mit leistungsfähigen Partnern zusammen. Darüber hinaus bieten wir mit unserem Produkt dokuhaus Premium Archivlogistik ein Rundum-sorglos-Paket für Sie an:

 

  • Wir liefern das notwendige Verpackungsmaterial
  • Wir bauen die Archivkartons bei Ihnen vor Ort auf
  • Wir entnehmen die Akten und Dokumente aus den Regalen
  • Wir erfassen die einzelnen Akten in unserer Archivdatenbank
  • Wir verpacken die Unterlagen sicher für den Transport
  • Wir beladen die Transportfahrzeuge
  • Wir übernehmen die Archivlogistik deutschlandweit
  • Wir gewährleisten eine Direktfahrt zwischen Ihrem Standort und unserem Sicherheitsarchiv
  • Wir setzen eigenes Personal und eigene Fahrtzeuge für den Transport ein

 

Deutschlandweite Archivübernahmen stellen unser Tagesgeschäft dar. Neben der dokuhaus Premium Archivlogistik bieten wir auch die Lösungen Economy und Business an - für jeden Anspruch und für jedes Budget die passende Lösung.

 

Möchten Sie mehr erfahren? Lassen uns darüber reden. Wir finden die passende Lösung für Ihr Archiv und die notwendige Archivlogistik. 


Wie erfolgt die Aktenerfassung?

 

Im ersten Schritt analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, welche Anforderung Sie an die Aktenlagerung stellen. Jedes Unternehmen hat andere Ansprüche. Individuellen Herausforderungen begegnen wir mit individuellen Lösungen und maßgeschneiderten Konzepten.

 

Ihre Unterlagen erfassen wir mit Hilfe von Barcodes und 2D-Codes (QR-Codes). Die Erfassung erfolgt in unserer Archivsoftware. Sie haben die Wahl zwischen einer Kartonerfassung und einer Einzelaktenerfassung. Alle notwendigen Informationen, die zum späteren Auffinden der jeweiligen Akte benötigt werden, hinterlegen wir in den entsprechenden Datensätzen. Was wir archivieren, das finden wir auch wieder - jederzeit und garantiert.

 

Bei der Kartonerfassung werden die Akten, die sich in einem Archivkarton befinden, in einem Datensatz zusammengefasst. Diese Art der Erfassung bietet sich beispielsweise bei zusammengehörigen Akten an, z.B. Rechnungen von Januar bis Juni eines Jahres oder bei Dokumentationen, die sich über mehrere Aktenordner erstrecken, wie sie beispielsweise im Maschinenbau und im Baugewerbe häufig anzutreffen sind.

 

Bei der Einzelaktenerfassung wird jede einzelne Akte erfasst und in einem Datensatz gespeichert. Diese Variante bietet sich an, wenn es sich um zahlreiche verschiedene Themengebiete handelt, z.B. wenn Buchhaltungsunterlagen gemeinsam mit Personalunterlagen archiviert werden sollen.

 

Alle wichtigen Informationen erfassen wir. Wir gewährleisten zu jeder Zeit, die Sicherheit und Wiederauffindbarkeit Ihrer Akten und Archivbestände.

 

Welche Informationen erfassen wir? Einige Beispiele aus der Praxis:

  • Zeitraum und Jahrgang einer Akte
  • Thema und Inhalt der Akten
  • Zuständiger Bereich, Abteilungen, Geschäftsbereiche, Filialen
  • Geplante Aufbewahrungsfrist
  • Geplanter Zeitpunkt der Auslagerung
  • Geplantes Vernichtungsdatum

 


Welche Kosten fallen für die Lagermiete an?

 

Die Archivierung in unserem Sicherheitsarchiv ist günstiger als Sie denken.

 

Wir verwenden spezielle Archivkartons, die Ihre Aktenordner, Hängeregister und Dokumente dauerhaft schützen und zudem für unser Sicherheitsarchiv optimiert sind und die maximale Auslastung unser Archivregalsysteme gewährleisten. Unsere Effizienz ist Ihr Vorteil, durch strukturierte und platzsparende Lagerhaltung können wir Ihnen stets eine preiswerte Archivierung anbieten.

 

Sie zahlen eine günstige Lagermiete für die Archivkartons, die Abrechnung erfolgt in der Regel in einem monatlichen Intervall. Abweichende Zahlungsintervalle können wir individuell miteinander abstimmen, z.B. bei speziellen Anforderungen (Insolvenzverwalter, Praxisauflösungen, Geschäftsaufgaben usw.). Sie zahlen nur die Leistungen, die Sie auch wirklich in Anspruch nehmen - einfach fair und gut für Ihr Budget.


Welche zusätzlichen Kosten können anfallen?

 

Wir erstellen Ihnen gern ein maßgeschneidertes Angebot, das alle Ihre Anforderungen berücksichtigt. Welche Kosten für die Archivierung Ihrer Unterlagen anfallen, ist unter anderem von folgenden Punkten abhängig:

  • Sollen die Unterlagen bei Ihnen abgeholt werden?
  • Welche Art der Erfassung wünschen Sie (z.B. Kartonerfassung oder Aktenerfassung)?
  • Wie häufig planen Sie auf die Unterlagen zuzugreifen?
  • Sollen die Unterlagen am Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden?

Wie stellt dokuhaus sicher, dass mein Archiv vor dem Zugriff Dritter geschützt ist?

 

Die Sicherheit Ihrer Akten, Unterlagen, Informationen und Daten genießt oberste Priorität. In Punkto Sicherheit gehen wir grundsätzlich keine Kompromisse ein, und wir gewährleisten die Sicherheit Ihres Archivs jederzeit.

 

Strenge Zutrittsbeschränkungen, alarmgesicherte Räumlichkeiten, sorgfältig ausgewähltes Personal und zertifizierte Prozesse sind nur einige Maßnahmen, die Ihre Archivbestände sicher vor dem Zugriff Dritter schützen. Sie möchten mehr über unser Sicherheitskonzept erfahren? Unter dem Menüpunkt "Sicherheit" haben wir eine entsprechende Übersicht für Sie erstellt. Selbstverständlich stehen wir Ihnen darüber hinaus für Fragen jederzeit gern persönlich zur Verfügung.


Wie wird sichergestellt, dass einzelne Akten wieder gefunden werden?

 

Wir verwalten den gesamten Lebenszyklus einer Akte mit unserer Archivsoftware. Von der Ersterfassung bis hin zur Vernichtung. Durch die Erfassung aller notwendigen Informationen bei der Einlagerung wissen wir jederzeit, welcher Aktenordner sich in welchem Archivkarton befindet. Durch die barcodegestützte Stellplatzzuweisung ist dauerhaft sichergestellt, dass wir stets den Überblick darüber bewahren, auf welchem Lagerplatz sich der jeweilige Archivkarton befindet.

 

Unsere Software verfügt über umfassende Recherchefunktionen und dokumentiert entsprechende Lagerbewegungen sorgfältig. Benötigen Sie eine gewünschte Akte? Wir finden sie zu jeder Zeit.


Wann werden meine Akten vernichtet?

 

Wir denken bereits heute an morgen. Zu Beginn der Einlagerung hinterlegen wir für jeden Archivkarton oder für jede Akte Ihr gewünschtes Vernichtungsdatum. Das Vernichtungsdatum richtet sich häufig nach den gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen, diese können je nach Dokumentenart unterschiedlich ausfallen.

 

Ist die vorgesehene und vereinbarte Aufbwahrungsdauer in unserem Sicherheitsarchiv abgelaufen, informieren wir Sie rechtzeitig darüber, welche Akten zur Vernichtung anstehen. Jetzt liegt die Entscheidung bei Ihnen, ob die jeweiligen Akten tatsächlich vernichtet werden oder weiterhin für Sie gelagert werden.

 

Erlauben Sie uns an dieser Stelle einen wichtigen Hinweis:

Die Aktenvernichtung erfolgt grundsätzlich nur dann, wenn Sie die Vernichtung auch freigegeben haben. Erhalten wir auf unsere Vernichtungsempfehlung keine Antwort von Ihnen, lagern wir die Akten weiterhin für Sie ein. Wir beugen einem möglichen Informationsverlust sowie Missverständnissen entsprechend vor.

 

Entscheiden Sie sich für die Vernichtung, so gewährleisten wir die Vernichtung nach den strengen Vorgaben der DIN 66399. Die benötigten Schutzklassen und Sicherheitsstufen stimmen wir gern mit Ihnen ab.

Sind Sie bereit für ein professionell geführtes Archiv? Wir beraten Sie gern und freuen uns auf Sie. Kostenfreie Erstberatung garantiert.

Ihr Ansprechpartner

Marco Weila - Key Account Manager Archiv und Logistik

Marco Weila
Key Account Manager
Archiv & Logistik
Telefon: 034207 4068-23

marco.weila@dokuhaus.com


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