Anforderungen an eine externe Aktenlagerung
Für viele Betriebe, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen ist die Sachlage klar. Eine externe Aktenlagerung ist der beste Weg, um alle Akten, Unterlagen sicher und preiswert unterzubringen und zu archivieren. Denn alleine die Raumkosten sind schon hoch genug.
Doch welche Anforderungen muss man an eine externe Aktenlagerung und ihre Sicherheit stellen? Welche Leistungen darf man in dieser Branche verlangen?
- Die Aktenlagerung als Aufgabe für erfahrene Profis
- Sichtung, Ordnung und sicherer Transport der Akten
- Modernste Anlagen, die gegen alle Eventualitäten gesichert sind
- Ordnungssysteme entsprechend dem jeweiligen Aktenbestand
- Datenschutz und zertifizierte Mitarbeiter
- Schneller Abruf und Verfügbarkeit aller Akten
- Beachtung und ggf. Aktualisierung aller gesetzlichen und steuerrechtlichen Fristen
- Aktenvernichtung genau nach Plan und Vorgaben
- Vertretbare Kosten, die sich für das Unternehmen lohnen
Die Aktenlagerung als Aufgabe für erfahrene Profis
Neben all den rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen, denen eine externe Aktenlagerung nachkommen muss, braucht es für den professionellen Umgang mit Akten vor allen Dingen viel Erfahrung. Auch wenn heute viele junge Firmen für die Aktenlagerung wie die sprichwörtlichen Pilze aus dem Boden schießen, lohnt es sich für den Interessenten doch, sich nicht nur über die Referenzen, sondern auch über die Erfahrungen zu informieren, die ein solches Unternehmen vorweisen kann. Natürlich ist es von Vorteil, wenn die Mitarbeiter sich schon viele Jahre mit der Lagerung und Archivierung von Akten auskennen. Noch entscheidender jedoch ist der Umgang mit Krisen, die jederzeit auftreten können. Stromausfall, Feuer, Hochwasser und ähnliche Vorfälle können immer einmal passieren. Dann ist echte Routine gefragt. Das betrifft sowohl die Sicherung der gelagerten Unterlagen wie auch schnelle Rettungsaktionen beim Auftraggeber. Aber für die sichere und verantwortungsvolle Aktenlagerung stehen ja noch viele andere Anforderungen und entsprechende Leistungen im Raum, die wir hier kurz einmal zusammenfassen möchten.
Sichtung, Ordnung und sicherer Transport der Akten
Jede Aktenlagerung bei einem dafür spezialisierten Dienstleister beginnt mit einer neutralen und objektiven Beratung. Diese Aufgabe beruht vor allem auf Sicherheit und Vertrauen und verlangt in den meisten Fällen eine langfristige Zusammenarbeit. Wenn jedoch alles besprochen ist, müssen die Akten und Datenträger von einem Archiv in das andere Archiv überführt werden. Das gelingt in den seltensten Fällen so einfach wie bei einem Umzugsunternehmen. Die Aktenbündel und Datenträger wollen sorgfältig zusammengestellt werden, damit sie am Zielort mit möglichst wenig Aufwand exakt so archiviert werden können, wie es den Notwendigkeiten entspricht. Dazu sind ausgebildete Fachleute nötig, die auch für einen sicheren und reibungslosen Transport sorgen können.
Modernste Anlagen, die gegen alle Eventualitäten gesichert sind
Viele Unterlagen und Dokumente entscheiden über Wohl und Wehe eines Unternehmens. Ein modernes Archiv muss gegen Stromausfall, Einbruch, Feuer und viele andere Gefährdungen Sicherheit bieten. Das geht mit einer geschützten Zugangskontrolle los und reicht über technische Schutzeinrichtungen bis hin zu einer Notstromversorgung. Dazu sollten regelmäßige Begehungen und Zertifizierungen durch externe Prüfunternehmen selbstverständlich sein und zu den Standard-Leistungen gehören.
Ordnungssysteme entsprechend dem jeweiligen Aktenbestand
Was nützen die ordentlichsten Regale, wenn die aktuell benötigten Akten und Unterlagen nicht auf Abruf zur Verfügung gestellt werden können? Die verwendete Archivierungs-Software muss den höchsten Ansprüchen genügen. Die Erfassung und Eingliederung der Dokumente in das Archivierungssystem sollte prozessoptimiert vonstattengehen, damit effizient und vor allem höchst zuverlässig gearbeitet wird. Auch hier zeigen sich die Vorteile jahrelanger Erfahrung und speziell ausgebildeter Mitarbeiter. Dabei sollten Art und Umfang des eingesetzten Ordnungssystems den Anforderungen genügen, die der jeweilige Aktenbestand nach Umfang und Komplexität stellt. Idealerweise ist ein Shake-Hand mit dem Ordnungssystem beim Auftraggeber realisierbar, um ggf. die weiterführende Digitalisierung von Dokumenten nahtlos anschließen zu können.
Datenschutz und zertifizierte Mitarbeiter
Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt viele Verhaltensweisen und Umgangsformen vor, um dem Datenschutz und der Sicherheit in allen seinen Aspekten gerecht zu werden. Darüber hinaus aber gelten für verschiedene Berufsstände ganz besondere Ansprüche und Vorschriften, deren Kenntnis vorausgesetzt werden sollte, wenn man mit Profis arbeitet. Dazu kommen die Fragen der Datensicherheit. Verfügt der Dienstleister über spezielle Vorrichtungen wie geschlossene Datensysteme und gesicherte Übertragungsmöglichkeiten? Wie sind die Mitarbeiter geschult? ISO 9001 für die Prozessabläufe ist ja längst nicht alles, was für eine erfolgreiche Aktenlagerung nötig ist. Regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen sowohl in den rechtlichen wie den technischen Belangen sollten lückenlos vorgenommen werden, entsprechende Nachweise vorzeigbar sein.
Schneller Abruf und Verfügbarkeit aller Akten
In jedem Betrieb müssen alle wichtigen Unterlagen für einen Vorgang zeitnah zur Verfügung stehen. Doch die dazugehörigen Prozesse und Abläufe sind je nach Größe, Branchen und anderen Eigenarten unterschiedlich. Wie flexibel ist der Dienstleister für die Aktenlagerung darauf eingestellt? Für die Übermittlung der Daten oder Akten in Papierform müssen verschiedene Wege und Methoden zur Verfügung stehen, die nicht erst lange verhandelt und eingespielt werden sollten. Die Arbeit im beauftragenden Unternehmen soll reibungslos weitergehen und nicht durch Verzögerungen wegen Problemen mit der Aktenlagerung behindert werden. Hoch vertrauliche und existentiell wichtige Akten müssen ihr Ziel ebenso sicher und schnell erreichen wie beliebige Routine-Unterlagen, auch wenn die Wege ganz unterschiedlich sein mögen. Bietet der Dienstleister weitere Alternativen an? So kann in manchen Fällen auch eine Inhouse-Lagerung und Archivierung der Akten vorzuziehen sein, so dass der Dienstleister die vereinbarten Aufgabenpakete vor Ort beim Auftraggeber abarbeiten. Stehen für einen solchen Service überhaupt Mitarbeiter zur Verfügung?
Beachtung und ggf. Aktualisierung aller gesetzlichen und steuerrechtlichen Fristen
Je nach Auftrag und Service-Level ist es von großem Vorteil, wenn die entsprechenden Regelungen und Vorgaben schon bei der Erfassung der Akten durchgeführt werden können. Aber auch bei späterer Indizierung müssen alle diese Vorgänge nahtlos mit den Abläufen beim Auftraggeber zusammenpassen. Wiedervorlage von Dokumenten, Wiederbeantragung von Genehmigungen, Ablauf von Aufbewahrungsfristen, Zuführung zur Weiterbearbeitung oder ordnungsgemäßer Vernichtung der Dokumente, dass alles sollte möglichst automatisiert und ohne großen personellen Aufwand zu erledigen sein. Es sind diese Routinen, die einerseits mitentscheidend für den geschäftlichen Erfolg und die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens sind. Andererseits lassen sich mit einer tadellosen Ausführung durch den Dienstleister erhebliche personelle Kosten einsparen und unangenehme Fehler vermeiden.
Aktenvernichtung genau nach Plan und Vorgaben
Die Aktenvernichtung einschließlich der Daten und Dokumente ist zwar ein alltäglicher Vorgang, muss aber schon wegen Datenschutz und anderer Bestimmungen auf eine höchst kontrollierte Weise ablaufen. Dazu gehören Prüfläufe, die den tatsächlichen Vernichtungsbedarf nach den Aufbewahrungsfristen checken. Des Weiteren muss die Auswahl, der Transport und die tatsächliche Vernichtung prozessoptimiert stattfinden, damit alle Sicherheitsaspekte und die Umweltschutzauflagen beachtet werden. Eine Sonderrolle nehmen Dokumente und Daten auf einem Datenträger ein, für die jeweils eigene Aufbewahrungsfristen und Abläufe gelten können.
Vertretbare Kosten, die sich für das Unternehmen lohnen
Dieser letzte Punkt ist der wichtigste. Wie oben schon erwähnt, steht am Anfang aller externen Aktenlagerung als Service eine umfassende und neutrale Beratung. Wie hoch lassen sich die Kosten für den Dienstleister tatsächlich beziffern? Liegen Beispielrechnungen vor, die schnell einen Überblick und eine Einschätzung ermöglichen? Wie exakt sind die Veranschlagungen, die sich aus der Analyse der Situation der Akten beim Auftraggeber ergeben und vorgelegt werden? Wie hoch ist das tatsächliche Einsparungspotential und wie schnell und realistisch ist seine Umsetzung einzuschätzen. Bringt die verstärkte Konzentration auf die Kernaufgaben des Unternehmens tatsächlich die gewünschten Vorteile?
Auch bei dieser Beratung und Einschätzung durch den Dienstleister sind seine Erfahrungen und seine Zuverlässigkeit von ausschlaggebender Bedeutung. Jeder Dienstleister in der Aktenlagerung sollte die Frage, ob er einem potentiellen Auftraggeber auch schon einmal vom Auftrag abgeraten hätte, ruhigen Gewissens bejahen können.